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Gestão financeira escolar: 6 dicas para ajudar no crescimento da instituição

Por FTD Educação

Estimativa de leitura: 6min 8seg

8 de janeiro de 2025

A gestão financeira escolar é ideal para manter o funcionamento adequado e seguro das instituições.

Você sabe quais são os pilares gerenciais de uma instituição de ensino? Além de elaborar um plano pedagógico de qualidade, realizar a gestão financeira escolar é indispensável para garantir sua sobrevivência no mercado.

Ao gerir bem as finanças, a equipe gestora possibilita investimentos estratégicos. Tal prática engloba a implementação de tecnologias, capacitação de colaboradores e melhorias no acesso e na experiência de aprendizado dos estudantes.

Pensando nesse cenário positivo, preparamos este conteúdo repleto de informações valiosas sobre controle econômico na educação. Confira as melhores dicas e sugestões para transformar a realidade da sua instituição de ensino.

1. Faça um planejamento

O primeiro passo para fazer uma boa gestão financeira escolar é projetar os recursos econômicos para agir com competência, sem se deparar com surpresas desagradáveis. Para isso, elabore um plano de metas e objetivos que a IE deseja alcançar em determinado período, considerando as seguintes variáveis:

  • o cenário em que a instituição está inserida;
  • a estimativa monetária necessária para manter a saúde do fluxo financeiro;
  • as medidas para alcançar os resultados desejados.

Nesse sentido, a equipe gestora deve não apenas mirar os resultados esperados, mas também pensar em como alcançá-los, levando em conta o capital disponível por meio de perspectivas realistas e viáveis. É válido reforçar que a definição orçamentária não pode ser ignorada na elaboração do planejamento.

É interessante contar com uma quantia disponível para lidar com imprevistos. Além disso, para montar uma boa estratégia é preciso conhecer a legislação vigente, pois ela afeta a economia da instituição, principalmente quanto às taxas e tributos.

2. Organize todas as demandas financeiras

Ao gerenciar as finanças da instituição é importante classificá-los. Logo, para realizar um controle econômico, é preciso manter tudo em ordem.

A recomendação é que esse processo seja classificado entre departamentos, sendo eles:

  • contas a receber: são os valores a serem obtidos, como pagamentos de mensalidades, recebimentos de matrículas, emissão de boletos, gestão de contas bancárias e negociação com inadimplentes;
  • contas a pagar: são compromissos assumidos pela IE, como acordos com fornecedores, despesas diversas, transferências, juros e multas etc;
  • fluxo de caixa: corresponde à circulação financeira da instituição, a exemplo de recebimentos e pagamentos;
  • contabilidade: departamento que cuida das declarações, folhas de pagamento, patrimônio e exigências tributárias.

Organizar essas demandas por setor evita ocorrências financeiras desfavoráveis, como prejuízos, fraudes e problemas judiciais.

3. Tenha os relatórios em dia

Contar com documentos visuais detalhados é ideal para compreender a saúde econômica da instituição de ensino com eficiência. Conheça os relatórios que precisam ser elaborados com certa regularidade.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

Essa relação econômica deve ser elaborada mensalmente. Nela, consta a receita do período, os custos, as despesas e os resultados obtidos a partir dos investimentos realizados.

Com esse levantamento é possível planejar o futuro da IE com precisão, pois aponta dados como o número de matrículas necessárias e as boas práticas para reduzir custos e diminuir a inadimplência, a fim de manter-se em crescimento.

Planejamento orçamentário

Esse plano pode ser elaborado a cada seis ou doze meses. Ele tem o objetivo de definir abordagens estratégicas de acordo com os números levantados.

Diferentemente do DRE que analisa resultados sobre o fluxo monetário, o plano orçamentário considera o rendimento das práticas adotadas a partir dessa relação. Logo, é possível compreender o que deve ser alterado para o futuro, apoiando somente ações que trazem retornos significativos.

4. Pratique a economia sustentável

Controlar as despesas é ideal para potencializar a economia a fim de identificar quais gastos são supérfluos. Tal prática é fundamental para manter a estabilidade financeira da instituição, bem como garantir a sustentabilidade. Por meio dessa prática é possível lidar com imprevistos sazonais e emergenciais com rapidez.

Algumas estratégias para economizar e aprimorar o funcionamento da IE são:

  • uso efetivo de softwares de gestão nos processos administrativos;
  • disponibilização de tecnologias na educação;
  • utilização consciente da energia elétrica por meio de lâmpadas LED em todas as instalações da IE;
  • redução no consumo de copos descartáveis por meio de canecas reutilizáveis;
  • liberação de impressão em papel somente em casos excepcionais, priorizando o oferecimento de materiais digitais aos estudantes;
  • incentivo à economia de água por meio de torneiras com desligamento automático.

5. Avalie a inadimplência

Para preservar as finanças em ordem, é fundamental que o número de inadimplentes seja pequeno. Os motivos que levam ao não recebimento são vários e devem ser analisados individualmente com sensibilidade e empatia.

Independentemente disso, é necessário agir com prevenção, por meio de comunicados objetivos para que a inadimplência seja evitada. Durante a matrícula, apresente os critérios de cobrança da IE, ou seja, os vencimentos e as penalidades referentes a essa condição.

Depois, esclareça as multas por atraso, juros e até mesmo condições que podem levar a processos judiciais.

A possibilidade de negociação e a oferta de descontos também devem fazer parte da gestão financeira na educação. Dessa forma, a instituição aumenta as chances de recebimento em dia e apresenta soluções diferenciadas para os casos mais delicados.

6. Utilize indicadores financeiros

O levantamento desses números é ideal para a administração adequada do negócio. Ao acompanhar indicadores financeiros específicos, é possível melhorar o fluxo de caixa, detectar oportunidades de crescimento e tomar decisões embasadas. Os principais dados são:

  • custo de serviço prestado: corresponde a todas as despesas necessárias para executar as atividades educacionais, como infraestrutura, materiais didáticos e salários. Equilibrar esse indicador é a melhor saída para manter a continuidade das operações na instituição;
  • custo por aquisição de estudante: engloba os investimentos em marketing e vendas para captar cada novo estudante. O cálculo desse custo contribui para a elaboração de abordagens mais eficazes e rentáveis para impulsionar novas matrículas;
  • taxa de cancelamento (churn): analisa o cancelamento de matrículas em determinado período. Um churn alto aponta insatisfação com a falta de engajamento ou qualidade do ensino, exigindo ações corretivas;
  • índice de liquidez: mostra a capacidade da IE de honrar seus compromissos financeiros de curto prazo. A liquidez saudável garante segurança e favorece a realização de melhorias futuras.

Como visto, a gestão financeira escolar é uma prática que deve ser minuciosamente planejada para tornar as instituições de ensino mais eficientes e capazes de prosperar, mesmo em cenários desafiadores. Para isso, basta organizar todas as demandas monetárias, elaborar relatórios periódicos, implementar a economia sustentável, cuidar da inadimplência e acompanhar indicadores sobre finanças.

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